Hilfreiche Besprechungen (Teil 4): Gute Nachbereitung

Die Bedeutung von Protokollen und Berichten

Protokolle erstellen

Da die Beschlüsse der Ältesten die gesamte Gemeinde repräsentieren und beeinflussen, müssen sie schriftlich dokumentiert werden. Einige  Regierungsbehörden legen Gemeinden die Pflicht auf, schriftliche Berichte aufzustellen, um als steuerbegünstigt gelten zu dürfen. Insbesondere Fälle der Gemeindezucht müssen schriftlich dokumentiert werden, um die Gemeinde vor gerichtlichen Klagen zu schützen.

Protokolle sollten das Datum des Treffens, Namen der anwesenden Personen, Hauptdiskussionspunkte, Beschlüsse und sich daraus ergebende Aktivitäten unter Nennung der damit beauftragten Personen beinhalten. Protokolle brauchen nicht ausgedehnt zu sein, außer in Fällen der Gemeindezucht, lehrmäßiger Umorientierung oder einer Veränderung der Gemeindegrundsätze.

Diese Protokolle sollten allen Ältesten innerhalb der nächsten Tage nach dem Treffen zukommen. Einige Gruppen verschicken ihre Protokolle per E-Mail zur Korrektur und Bestätigung, damit Veränderungen noch vor dem nächsten Treffen gemacht werden können. Dies gibt jedem Teilnehmer die Möglichkeit, die Protokolle im Vorfeld noch einmal sorgsam durchzulesen, wodurch beim nächsten Treffen weniger Unklarheiten und Unterbrechungen aufkommen.

Die Verlesung des letzten Protokolls zu Beginn einer neuen Sitzung schafft einen formalen Weg, die Durchführung der darin zugeteilten Aufgaben zu überprüfen. Dadurch wird jeder Älteste in die Verantwortung gestellt. Wenn die Protokolle lang und detailliert sind, reicht es aus, wenn nur wichtige Kernpunkte, Zusammenfassungen und Aufgabenzuteilungen vorgelesen und bestätigt werden.

Berichte (zu grundlegenden Entscheidungen)

Zusätzlich zu den Protokollen sollen schriftliche Berichte zu grundlegenden Entscheidungen des Ältestenrates angefertigt werden. Mit der Zeit geraten die Einzelheiten dieser Beschlüsse nämlich sehr schnell in Vergessenheit.

Das Festlegen von Richtlinien ist ein wichtiger Bestandteil einer guten Leitung. Aber es ist auch harte und zeitaufwendige Arbeit. Die Erstellung von Berichten ist für die Ältestenschaft ein wichtiger und praktischer Weg, um ihre Entscheidungen zu kommunizieren. Richtlinien sind für eine Reihe von Dingen notwendig, wie etwa die Benutzung des Gebäudes, Hochzeiten, Musik in der Gemeinde, Verwaltung von Finanzen, Mission usw. Aber solche Richtlinien sind wertlos, wenn sie gar nicht dokumentiert oder nicht auf dem neuesten Stand sind. Niederschriften dieser Beschlüsse (und aller grundlegenden Anordnungen der Ältesten) sollte man nicht nur irgendwo zwischen jahrelang geführten Protokollen verstecken, sondern sie als detaillierte Aufzeichnungen in einem besonderen Ordner führen. Dieser Ordner sollte bei jeder Sitzung vorliegen, so dass Älteste direkten Zugriff auf alle Richtlinien und grundlegenden Beschlüsse haben. Alle diese offiziellen Berichte sollten mit Datum und den an der Entscheidung beteiligten Personen versehen sein.

Auch müssen neue Älteste sofort einen Überblick über die Richtlinien, grundlegenden Beschlüsse, Überzeugungen und die Arbeitsweise der Ältestenschaft bekommen, um vernünftig mitarbeiten zu können. Wenn keine Berichte zur Verfügung stehen, ist das nicht möglich.

Für einen neuen Ältesten ist es ebenso hilfreich, wenn er über geschichtliche Anfänge der Ältestenschaft, einschneidende Veränderungen, zentrale Beschlüsse, lehrmäßige Umorientierung und prägende Persönlichkeiten informiert ist. Eine kurze schriftliche Abfassung über die Entwicklung der Ältestenschaft gibt dem Neuling ein augenblickliches Gefühl von Beständigkeit, das sich sonst vielleicht erst im Laufe von Jahren entwickelt.

Delegieren

Älteste sollten daran denken, dass sie nicht die Einzigen sind, die der Gemeinde dienen. Sie können und dürfen nicht für alles zuständig sein, obwohl dies in vielen Gemeinden leider so ist. In einem Fall verbrachten die Ältesten mehr als eine Stunde mit der Entscheidung, welche Teppichreinigungsfirma sie beauftragen sollten. 30 Sekunden hätten ausgereicht, um die Aufgabe an andere zu delegieren. Noch besser wäre es, einen Arbeitskreis zu schaffen, der für die Reinigung und Instandhaltung des Gebäudes zuständig ist, damit die Ältesten sich auf die geistliche Führung der Gemeinde konzentrieren können.

Das Volk Gottes stellt eine königliche Priesterschaft und einen Leib dar, in dem der Geist Gottes wohnt. Jedes Glied an diesem Leib steht in der Verantwortung, den anderen zu dienen. Deshalb sollte der Dienst der Ortsgemeinde von allen Gliedern getragen werden. Wenn die Ältesten die Geschwister in der rechten Weise belehren, anleiten, ermutigen und bekräftigen, dann sollten viele Gemeindeglieder Anteil am Dienst untereinander und den Ungläubigen gegenüber haben. Denken wir einmal über die folgenden Verse nach, in denen Gaben und der Dienst des Leibes Christi beschrieben werden:

»Denn wie wir in einem (körperlichen) Leib viele Glieder haben, aber die Glieder nicht alle dieselbe Tätigkeit haben, so sind wir, die vielen, ein Leib in Christus, einzeln aber Glieder voneinander. Da wir aber verschiedene Gnadengaben haben nach der uns verliehenen Gnade, so lasst sie uns gebrauchen.« (Röm 12,4-6a)

»Es gibt aber Verschiedenheiten von Gnadengaben, aber es ist derselbe Geist; und es gibt Verschiedenheiten von Diensten, und es ist derselbe Herr; … Jedem aber wird die Offenbarung des Geistes zum Nutzen gegeben … Denn auch der Leib ist nicht ein Glied, sondern viele … Nun aber hat Gott die Glieder bestimmt, jedes einzelne von ihnen am Leib, wie er wollte.« (1 Kor 12,4- 5.7.14.18)

»Jedem einzelnen von uns aber ist die Gnade nach dem Maß der Gabe Christi gegeben worden.« (Eph 4,7)

»Wie jeder eine Gnadengabe empfangen hat, so dient damit einander als gute Verwalter der verschiedenartigen Gnade Gottes!« (1Petr 4,10)

Die Ältesten spornen an, rüsten zu, schützen, mobilisieren, bestätigen und leiten, aber das gesamte Volk Gottes ist aufgerufen zu dienen (Eph 4,11-12). Deshalb sollten Älteste nicht jede Aufgabe übernehmen, noch sollten sie zulassen, dass andere davon ausgehen. Vielmehr sollten sie alle Möglichkeiten nutzen, die Arbeit auf die gesamte Gemeinde zu verteilen. Die Botschaft, die Älteste an die Geschwister weitergeben sollten, ist die gleiche, wie sie Paulus den Korinthern schrieb:

»Daher, meine geliebten Brüder, seid fest, unerschütterlich, allezeit überströmend in dem Herrn, da ihr wisst, dass eure Mühe im Herrn nicht vergeblich ist.« (1Kor 15,58)

Als Leitungsorgan schaffen die Ältesten Strukturen, in denen möglichst viele Geschwister auf organisierte, bestätigte und geordnete Weise Gott gemeinsam dienen können. Die Ältesten sollten so viel wie möglich an andere delegieren. Deshalb sollten auch keine Punkte auf die Agenda gesetzt werden, die ohne weiteres delegiert werden könnten.

Um gut zu delegieren, können wir einige wichtige Prinzipien aus Apostelgeschichte 6,1-6 ableiten:

  • Erkennen, was getan werden muss
  • Die richtigen Leute auswählen
  • Den Beauftragten sagen, was von ihnen erwartet wird
  • Den Mitarbeitern die rechte Autorität, Verantwortung und Freiheit zugestehen, damit sie Freude am Dienst haben
  • Die Mitarbeiter wissen lassen, dass wir sie schätzen und ihnen unterstützend zur Seite stehen