Hilfreiche Besprechungen (Teil 2): Gute Vorbereitung

Aufstellen einer Agenda (Auflistung der Besprechungspunkte)

Eine der Hauptursachen für Frustration über die Ältestensitzungen ist die Tatsache, dass niemand die Verantwortung für ihre konkrete Planung übernimmt. Viele Älteste würden der Aussage, dass während ihrer Zusammenkünfte oft wertvolle Zeit verschwendet wird, ohne weiteres zustimmen. Doch dies muss nicht so sein. Wenn sie mit Gebet und Vorausschau vorbereitet werden, können unsere Besprechungen sowohl produktiv als auch erfüllend sein.

Ein wichtiges Element einer effektiven Sitzung ist eine vorab erstellte Agenda. »Eine Agenda ist für den Erfolg einer Besprechung von größter Wichtigkeit. Sie rückt den Zweck der Zusammenkunft in den Blickpunkt und bestimmt die Vorgehensweise für die anstehende Aufgabe. Sie ist auch die beste Kontrolle für den Fortschritt der Besprechung.« (1) Die Erfahrung zeigt, dass eine vorbereitete Agenda, die mit anderen durchgesprochen, sorgfältig durchdacht, nach Prioritäten geordnet und von unnötigen Dingen gesäubert worden ist, eine produktivere Besprechung zur Folge hat. Dieser Punkt kann nicht stark genug betont werden. Jemand (oder mehrere) muss die nötige Zeit und Anstrengung aufbringen, um die Agenda für die Gruppe vorzubereiten.

Manche Älteste befürchten, dass eine vorab erstellte Agenda der Leitung des Heiligen Geistes entgegensteht. Doch nichts stimmt weniger als das. Eine geplante Agenda steht dem Werk des Heiligen Geistes genauso wenig entgegen wie eine sorgfältig vorbereitete Predigt. Der Geist Gottes wirkt vielmehr sowohl durch sorgfältige Planung der Agenda als auch ihrer Umsetzung. Eine Agenda ist nichts weiter als ein Hilfsmittel, das die Ältesten dabei unterstützt, die anstehenden Aufgaben in der begrenzten gemeinsamen Zeit zu erledigen. Sie sorgt für Ordnung, Überblick und Ausrichtung. Sie hilft den Ältesten, ihre Zeit einzuteilen und triviale Angelegenheiten, die kurz abgehandelt werden können, von wichtigen Tagespunkten zu trennen, die Stunden konzentrierter Besprechung bedürfen. Eine Agenda bewahrt die Gruppe davor, sich in Nebensächlichkeiten zu verrennen und richtet den Blick auf den anstehenden Diskussionspunkt aus. Sie begrenzt potenzielle Marathonsitzungen und selektiert Themen, die an die Diakone, andere Ausschüsse oder einzelne Personen der Gemeinde delegiert werden können.

Eine Agenda sollte den Prioritäten der Ältesten dienen, ganz gleich, ob sie einfach gehalten oder komplex strukturiert ist. Das Auswerten und Verbessern der Agenda im Hinblick auf fruchtbringende Besprechungen ist ein beständiger Prozess. Wir sollten die folgenden Richtlinien und Vorschläge zur Erstellung einer hilfreichen Agenda überdenken:

Die Agenda sollte allen Ältesten zugänglich sein.

Jeder Älteste sollte die Freiheit haben, Tagespunkte auf die Agenda setzen zu lassen, indem er die vorbereitende Person per Telefon, E-Mail oder Fax rechtzeitig kontaktiert.

Rechtzeitige Bekanntmachung.

Wenn möglich, sollte ein Entwurf der Agenda allen Teilnehmern einige Tage vor den Treffen zukommen.

Agenda nicht überladen.

Es sollte nur das eingeplant werden, was realistisch gesehen in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigt werden kann. Man sollte nicht versuchen, Gesprächsstoff, der für vier Stunden ausreicht, in eine zweistündige Sitzung zu stopfen. Schwierige oder umfangreiche Diskussionspunkte sollten nicht auf die letzten Minuten der Besprechung gesetzt werden.

Sondersitzungen und spezielle Arbeitsgruppen.

Wenn eine Agenda durch Punkte blockiert wird, die stundenlange Diskussionen in Anspruch nehmen, kann es gelegentlich hilfreich sein, eine Sondersitzung einzuberufen und eine Arbeitsgruppe zu bestimmen, die sich diesen speziellen Aufgaben widmet. Wenn die Ältestenschaft während ihrer regulären Treffen nicht die gesamte anstehende Arbeit bewältigen kann, können Arbeitsgruppen bestimmte Aufgaben außerhalb der Treffen übernehmen. Eine Arbeitsgruppe kann Richtlinien erstellen, neue Arbeitsbereiche der Gemeinde ausbauen, Lösungen erarbeiten oder Bibelstudien zu einer bestimmten Lehrfrage vorbereiten, welche die gesamte Ältestenschaft dann zu einem späteren Zeitpunkt bespricht.

Wenn zum Beispiel die Ältesten die Zielsetzungen der Gemeinde überarbeiten wollen, werden diese zunächst ihre Vorschläge und Ideen äußern. Eine aus einigen Ältesten bestehende Arbeitsgruppe kann dann die in der gesamten Gruppe gesammelten Ideen aufgreifen und einen Entwurf für die Zielsetzung erarbeiten. Dieser Entwurf wird dann der gesamten Ältestenschaft zur Korrektur, Verfeinerung und letztlich zur Verabschiedung vorgelegt.

Strukturierte und unstrukturierte Diskussionspunkte erkennen.

Als Leitfaden für wichtige und schwierige Diskussionen, wie z. B. zu Lehrfragen kann eine besondere Agenda erstellt werden. Eine gute Agenda und ordentliche Gesprächsführung können schwierigen Diskussionen zu mehr Fluss verhelfen. Doch von Zeit zu Zeit ist eine freie und strukturierte Besprechung nötig. Eine gute Agenda (und ein guter Moderator) unterscheidet zwischen strukturierten Diskussionen und freifließenden Unterhaltungen und gesteht beiden ihren entsprechenden Platz zu.

Agenda für Gastteilnehmer.

Manchmal ist es nötig, dass andere verantwortliche Mitarbeiter der Gemeinde zu den Ältestentreffen eingeladen werden. Wenn sich diese Personen mit den Ältesten beraten, ist es oft hilfreich, eine besondere Agenda für diese Besprechung vorzubereiten. Ansonsten reden die Teilnehmer unter Umständen viel und erreichen wenig. Es gibt natürlich auch Anlässe, wo der Zweck einer solchen Zusammenkunft der offene Austausch ist.

Zukünftige Diskussionsthemen planen.

Mehrmals im Jahr sollten die Ältesten besprechen, welche Hauptthemen auf zukünftige Agenden gesetzt werden. Diese Themen beinhalten wichtige Gemeindefragen und die einzelnen Dienste der Gemeinde, die regelmäßig besprochen werden sollten (Gebetstreffen, Bibelstunden, Evangelisation vor Ort, weltweite Mission, Ziele der Gemeinde und die Förderung potenzieller neuer Leiter). Solche Angelegenheiten werden ansonsten trotz ihrer Wichtigkeit aufgrund des ständigen Tagesgeschäfts übersehen.

Indem zukünftige Diskussionspunkte mit eingeplant werden, bestimmen die Ältesten bewusst den Inhalt ihrer Agenda und stellen damit sicher, dass Themen, die für das geistliche Wohl der Gemeinde wichtig sind, nicht ignoriert werden. Damit agiert die Gemeindeleitung, anstatt nur zu reagieren. Traurigerweise hinkt so manche Leiterschaft jedoch oft allem zwei oder drei Schritte hinterher. Das spiegelt eine Instandsetzungsmentalität statt einer planenden Führungsmentalität wider. Wenn die Ältesten zukünftige Diskussionspunkte auf die Agenda setzen, hilft ihnen das, einen besseren Blick für das Ganze und die langfristigen Bedürfnisse zu bekommen. Es hilft ihnen auch, aus der Rolle des »Reparaturteams« herauszukommen und einen Blick für führenden Hirtendienst zu haben.

Abschließende Resümees

Besprechungen können schnell zum Ersatz für das praktische Handeln werden. Deshalb ist es wichtig, dass eine Agenda Raum für zusammenfassende Resümees und konkrete Arbeitsanweisungen lässt. Das Buch der Sprüche erinnert uns: »Bei jeder Mühe ist Gewinn, aber bloßes Gerede führt nur zum Mangel« (Spr. 14,23). Eine Besprechung sollte nicht ausstottern, wie ein Auto, dem auf einer belebten Autobahn der Sprit ausgeht. Am Ende der Sitzung sollte noch einmal zusammengefasst werden, was beschlossen und erreicht wurde. Es ist gut, wenn alle verteilten Aufgaben und die zuständigen Personen noch einmal genannt werden. »Die meisten Entscheidungen stellen keinen Schlusspunkt dar, sondern sind vielmehr Bestandteil eines Prozesses zum Erreichen eines Ziels. Beschlüsse fordern Taten. Als Folge einer Entscheidung sollte jemand handeln.« (2)

Einen Beschluss zu fassen und ihn umzusetzen sind zwei verschiedene Dinge. So hatten zum Beispiel die Gläubigen in Korinth den Entschluss gefasst, ihre armen Geschwister in Jerusalem finanziell zu unterstützen. Doch obwohl sie zum Geben bereit waren, geschah nichts. Paulus musste sie erinnern: »Nun aber vollendet auch das Tun, damit, wie die Bereitwilligkeit des Wollens, so auch das Vollbringen da ist, nach dem, was ihr habt« (2Kor 8,11).

Auch heute noch haben Christen oft Schwierigkeiten, ihre Entscheidungen in die Tat umzusetzen, und die Folgen können schmerzhaft sein. So entschlossen sich zum Beispiel die Ältesten einer Gemeinde, den Sonntagsschulleiter seiner Aufgabe zu entheben, weil er sehr unregelmäßig zur Gemeinde kam und andere ständig kritisierte. Doch die Ältesten vergaßen, jemanden zu beauftragen, den Sonntagsschulleiter über ihre Entscheidung zu informieren. Dieser erfuhr durch die Gebetsstunde von seiner Enthebung und war durch den uneinfühlsamen Umgang der Ältesten mit dieser Situation tief verletzt und wütend.

Solche Unterlassungen müssen natürlich vermieden werden. Nachdem eine Entscheidung getroffen wurde, sollte die entsprechende praktische Vorgehensweise festgelegt werden. Dabei sollten die folgenden drei Schlüsselfragen nie unbeantwortet bleiben:

  • Was genau muss getan werden?
  • Wer ist für die Umsetzung des Beschlusses zuständig?
  • Wann soll die praktische Umsetzung erfolgen?

 

Anmerkungen:

(1) Tennyson, Making CommiteesWork, S. 44
(2) Charlie Hawkins, First Aid for Meetings. Wilsonville: BookPartners 1997, S. 131

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